Z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wynika bardzo szeroki zakres obowiązków dla podmiotów obowiązanych. W kilku odcinkach wyjaśnimy poszczególne obowiązki.
1. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków określonych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Jednym z pierwszych obowiązków, jaki powinien być dopełniony przez instytucję obowiązaną, jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków określonych przepisami.
Powinna to być kadra kierownicza wyższego szczebla, a w przypadku instytucji obowiązanej, w której działa zarząd lub inny organ zarządzający osobą tą powinien być jeden z członków tego organu. Ponadto należy wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność zadania kadry kierowniczej oraz pracownika odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności wykonuje ta osoba.
Kolejnym bardzo ważnym ale też złożonym obowiązkiem jest opracowanie i wdrożenie tzw. środków bezpieczeństwa finansowego.
Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują;
- Przeprowadzenie oceny ryzyka
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości; w tym identyfikację osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta oraz weryfikację jej tożsamość i umocowania do działania w imieniu klienta
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego w celu weryfikacji jego tożsamości i ustalenia struktury własności i kontroli
- ocenę stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem oraz badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta.
Środki bezpieczeństwa finansowego należy stosować w przypadku:
- nawiązywania stosunków gospodarczych
- przeprowadzania transakcji okazjonalnej
- o wartości minimum 15 tysięcy euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
- która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro;
- z wykorzystaniem waluty wirtualnej o równowartości 1000 euro lub większej – podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi lub pośredniczenia w takiej wymianie;
- przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o wartości minimum 10 tysięcy euro – fundacje, stowarzyszenia i przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
- obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2 minimum tysięcy, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
- podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta;
- w odniesieniu do obecnych klientów, gdy:
- doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
- doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
- instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, na przykład na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.
A co, jeżeli nie można zastosować środków bezpieczeństwa finansowego ?
Z pewnymi wyjątkami, w przypadku gdy instytucja obowiązana nie może zastosować któregokolwiek ze środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do klienta, nie może ona nawiązać stosunków gospodarczych ani przeprowadzić transakcji okazjonalnej z tym klientem, w tym transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego, a gdy już współpracuje z tym klientem ma ona obowiązek rozwiązać te stosunki gospodarcze. Szerzej wyjaśnimy to w jednym w z kolejnych artykułów.